Gestionar a los Interesados

La gestión de los interesados se refiere a gestionar las comunicaciones a fin de satisfacer las necesidades de los interesados en el proyecto y resolver polémicas con ellos. Gestionar activamente a los interesados aumenta la probabilidad de que el proyecto no se desvíe de su curso, debido a polémicas sin resolver con los interesados, mejora la capacidad de las personas de trabajar de forma sinérgica y limita las interrupciones durante el proyecto. Normalmente, el director del proyecto es el responsable de la gestión de los interesados.

Gestionar a los Interesados: Entradas

1. Plan de Gestión de las Comunicaciones. Los requisitos y las expectativas de los interesados permiten comprender las metas, los objetivos y el nivel de comunicación de los interesados durante el proyecto. Las necesidades y expectativas se identifican, analizan y documentan en el plan de gestión de las comunicaciones, que es subsidiario del plan de gestión del proyecto.
2. Activos de los Procesos de la Organización .A medida que surjan polémicas del proyecto, el director del proyecto deberá abordarlas yresolverlas con los correspondientes interesados en el proyecto.
   

Gestionar a los Interesados: Herramientas y Técnicas

1. Métodos de Comunicación. Los métodos de comunicación identificados para cada interesado en el plan de gestión de las comunicaciones son los que se utilizan durante la gestión de los interesados. Las reuniones cara a cara son el medio más efectivo para comunicar y resolver polémicas con los interesados.
2. Registros de Polémicas. Un registro de polémicas o registro de elementos de acción es una herramienta que puede usarse para documentar y supervisar la resolución de polémicas. Normalmente, las polémicas no llegan a adquirir una importancia tal como para convertirse en un proyecto o actividad, pero generalmente se abordan a fin de mantener una relación de trabajo buena y constructiva entre los distintos interesados, incluidos los miembros del equipo.
   
   

      Cada polémica se aclara y se enuncia de manera que pueda resolverse. Se le asigna un propietario y, por lo general, se
      establece una fecha objetivo para el cierre. Las polémicas no resueltas pueden ser una importante fuente de conflictos y
      retrasos en el proyecto.

Gestionar a los Interesados: Salidas

1. Polémicas resueltas. A medida que se identifiquen y resuelvan los requisitos de los interesados, el registro de polémicas documentará las inquietudes que hayan sido abordadas y cerradas. Algunos ejemplos son:
   • Los clientes aceptan un contrato de seguimiento.
   • Se añade más personal al proyecto.
   • Las negociaciones con directores funcionales de la organización que compite por recursos humanos escasos finalizan  con una solución satisfactoria para ambas partes antes de causar retrasos en el proyecto.
   • Se ha dado una respuesta a las polémicas planteadas por los miembros del comité acerca de la viabilidad financiera del proyecto, permitiendo que el proyecto avance según lo planificado.
2. Solicitudes de Cambio Aprobadas .Las solicitudes de cambio aprobadas incluyen cambios en el estado de las polémicas de los interesados en el plan de gestión de personal, que son necesarios para reflejar los cambios en la forma en que tendrán lugar las comunicaciones con los interesados.
3. Acciones Correctivas Aprobadas. Las acciones correctivas aprobadas  incluyen los cambios que alinean el rendimiento futuro esperado del proyecto con el plan de gestión del proyecto.
4. Activos de los Procesos de la Organización. La documentación de las lecciones aprendidas incluye las causas de las polémicas, el razonamiento subyacente a la acción correctiva elegida y otros tipos de lecciones aprendidas sobre
   la gestión de los interesados.
5. Plan de Gestión del Proyecto. El plan de gestión del proyecto se actualiza para reflejar los cambios realizados en el plan de las comunicaciones.