El proceso de planificación de las comunicaciones e información determina las necesidades de información y comunicación de los interesados: quién necesitará qué información, cuándo la necesitará, cómo le será suministrada y por quién. Los procesos relacionados con las comunicaciones e información del proyecto se ocupan de asegurar la generación, recogida, distribución, almacenamiento, recuperación y entrega final de la información del proyecto en tiempo y forma. El objetivo al que apuntan estos procesos es lograr los intercambios de información necesarios para garantizar unas comunicaciones exitosas. A continuación se explica los procesos relacionados con las comunicaciones. 1. Planificar las comunicaciones Como resultado de este proceso se obtiene el plan de gestión de las comunicaciones. Este plan define la información que va a ser formalmente comunicada, los medios para transmitirla, el sistema de gestión de información a implementar, la frecuencia de dicha comunicación, quién recibe y quién envía la información, así como referencias a los documentos y registros de control y a los procedimientos de seguridad. 2. Gestionar la información y los interesados El proceso de gestión de la información e interesados implica poner la información necesaria a disposición de los interesados en el proyecto de manera oportuna, satisfaciendo sus necesidades y resolviendo polémicas con ellos. Gestionar activamente a los interesados aumenta la probabilidad de que el proyecto no se desvíe de su curso debido a conflictos sin resolver, mejora la capacidad de las personas de trabajar de forma sinérgica y limita las interrupciones durante el proyecto. | En la mayoría de los proyectos, la mayor parte de la Planificación de las Comunicaciones se hace como parte de las primeras fases del proyecto. Sin embargo, los resultados de este proceso de planificación se revisan regularmente a lo largo del proyecto y siempre que sea necesario para asegurar la continuidad de su aplicabilidad. La Planificación de las Comunicaciones a menudo está estrechamente vinculada a los factores ambientales de la empresa y las influencias de la organización, dado que la estructura de la organización del proyecto tendrá un efecto importante sobre los requisitos de comunicaciones del proyecto. La siguiente imagen muestra la Planificación de las Comunicaciones e información: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas. En las siguientes publicaciones hablaremos sobre las entradas, Herramientas y Técnicas así como de las Salidas En el vídeo que se muestra a continuación, se habla de la gestión de la comunicación e información. En este segundo video se habla sobre la gestión de la comunicación interna. |
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1. Análisis de Requisitos de Comunicaciones El análisis de los requisitos de comunicaciones da como resultado la suma de las necesidades de información de los interesados en el proyecto. Estos requisitos se definen combinando el tipo y formato de la información necesaria con un análisis del valor de esa información. Los recursos del proyecto se utilizan sólo para comunicar información que contribuya al éxito, o cuando una falta de comunicación pueda llevar al fracaso. Un componente clave de la planificación de las comunicaciones del proyecto es determinar y limitar quién se comunicará con quién, y quién recibirá qué información. La información que se requiere normalmente para determinar los requisitos de comunicaciones del proyecto incluye:
2. Tecnología de las Comunicaciones. Las metodologías usadas para transmitir información entre los interesados en el proyecto pueden variar significativamente, por lo que un equipo de dirección del proyecto puede incluir como métodos de comunicación desde conversaciones breves hasta reuniones prolongadas, o desde simples documentos escritos así como el uso de las nuevas tecnologías para la comunicaación. Entre los factores de tecnología de las comunicaciones que pueden afectar al proyecto se incluyen:
En los siguientes vídeos se hace una breve recopliación de la evolución de las comunicaciones. Haz clic aquí para modificar.
Entradas
proyecto. b) Asunciones. Las asunciones específicas que afectan a la Planificación de las Comunicaciones dependerán del proyecto en particular. Plan de Gestión de las Comunicaciones
El plan de gestión de las comunicaciones está incluido en el plan de gestión del proyecto, o es un plan subsidiario de éste. El plan de gestión de las comunicaciones proporciona:
El plan de gestión de las comunicaciones también puede incluir pautas para reuniones sobre el estado del proyecto, reuniones del equipo del proyecto, reuniones electrónicas y correo electrónico, puede ser formal o informal, muy detallado o ampliamente esbozado, dependiendo de las necesidades del proyecto. Entre los atributos de un plan de gestión de las comunicaciones se pueden incluir:
La Distribución de la Información implica poner la información necesaria a disposición de los interesados en el proyecto de manera oportuna. La distribución de la información incluye implementar el plan de gestión de las comunicaciones, así como responder a las solicitudes inesperadas de información. Distribución de la Información: Entradas 1. Plan de Gestión de las Comunicaciones. Distribución de la Información: Herramientas y Técnicas 1. Habilidades de Comunicación. Habilidades de Comunicación Las habilidades de comunicación son parte de las habilidades de dirección general y se usan para intercambiar información. Las habilidades de dirección general relacionadas con las comunicaciones incluyen asegurarse de que las personas correctas reciban la información que corresponda en el momento adecuado, según se define en el plan de gestión de las comunicaciones. Como parte del proceso de comunicación, el emisor es responsable de hacer que la información sea clara y completa para que el receptor pueda recibirla correctamente, y de confirmar que se ha entendido apropiadamente. El receptor es responsable de asegurarse de que la información sea recibida en su totalidad y entendida correctamente. La comunicación tiene muchas dimensiones: La siguiente imagen muestra el canal de comunicación 2. Sistemas de Recopilación y Recuperación de Información.
La información puede recopilarse y recuperarse a través de una gran variedad de medios, entre los que se incluyen: Los sistemas manuales de archivo, las bases de datos electrónicas, el software de gestión de proyectos y los sistemas que permiten el acceso a documentación técnica como planos de ingeniería, especificaciones de diseño y planes de prueba. 3. Métodos de Distribución de la Informació. La Distribución de la Información consiste en recopilar, compartir y distribuir información a los interesados en el proyecto de manera oportuna durante todo el ciclo de vida del proyecto. La información del proyecto puede distribuirse mediante una gran variedad de métodos, entre los que se incluyen: a) Reuniones del proyecto. b) Herramientas de comunicación y conferencias electrónicas. c) Herramientas electrónicas para la dirección de proyectos . 4. Proceso de Lecciones Aprendidas Una sesión de lecciones aprendidas se centra en identificar los éxitos y los fracasos del proyecto, e incluye recomendaciones para mejorar el rendimiento futuro de los proyectos. Durante el ciclo de vida del proyecto, el equipo del proyecto y los interesados clave identifican las lecciones aprendidas respecto a los aspectos técnicos, de dirección y de procesos del proyecto. Las lecciones aprendidas proporcionan a los equipos de proyectos futuros la información que puede mejorar la efectividad y la eficiencia de la dirección de proyectos. Además, las sesiones de lecciones aprendidas al final de cada fase constituyen un buen ejercicio de formación de equipos. Algunos resultados específicos que pueden obtenerse de las lecciones aprendidas incluyen: • Actualización de la base de conocimientos de lecciones aprendidas • Entrada al sistema de gestión del conocimiento • Actualización de políticas, procedimientos y procesos corporativos • Mejora de las habilidades de negocio • Mejoras generales de productos y servicios • Actualizaciones del plan de gestión de riesgos. Distribución de la Información: Salidas 1. Activos de los Procesos de la Organización
2. Cambios Solicitados Los cambios en el proceso Distribución de la Información deberían provocar cambios en el plan de gestión del proyecto y en el plan de gestión de las comunicaciones. Los cambios solicitados (adiciones, modificaciones, revisiones) en el plan de gestión del proyecto y sus planes subsidiarios se revisan, y la disposición se gestiona a través del proceso Control Integrado de Cambios. 1. Información sobre el Rendimiento del Trabajo La información sobre el rendimiento del trabajo en cuanto al estado de terminación de los productos entregables y sobre lo que se ha logrado se recopila como parte de la ejecución del proyecto y se suministra al proceso Informar el Rendimiento. 2. Mediciones del Rendimiento 3. Conclusión Proyectada 4. Mediciones de Control de Calidad 5. Plan de Gestión del Proyecto
Las solicitudes de cambio aprobadas son cambios solicitados para ampliar o reducir el alcance del proyecto, modificar el coste estimado o revisar las estimaciones de la duración de la actividad que han sido aprobadas y están listas para su implementación por el equipo del proyecto. 7. Productos Entregables Los productos entregables son cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un servicio único y verificable, que debe producirse para completar un proceso, una fase o un proyecto.
Se pueden usar paquetes de software que incluyen informes tabulares, análisis de hojas de cálculo, presentaciones o capacidades gráficas para crear imágenes con calidad de presentación de los datos de rendimiento del proyecto. 2. Recogida y Compilación de la Información sobre el Rendimiento La información puede recopilarse y compilarse a través de una gran variedad de medios, entre los que se incluyen los sistemas manuales de archivo, las bases de datos electrónicas, el software de gestión de proyectos y los sistemas que permiten el acceso a documentación técnica como diseños de ingeniería, especificaciones de diseño y planes de prueba, para producir proyecciones, así como informes de rendimiento, estado y progreso. 3. Reuniones de Revisión del Estado de la Situación Las reuniones de revisión del estado de la situación son eventos programados regularmente para intercambiar información sobre el proyecto. En la mayoría de los proyectos, las reuniones de revisión del estado de la situación se celebrarán con diversas frecuencias y a distintos niveles. 4. Sistemas de Informe de Tiempo Los sistemas de informe de tiempo registran y proporcionan el tiempo invertido en el proyecto. 5. Sistemas de Informe de Costes Los sistemas de informe de costes registran y proporcionan el coste invertido en el proyecto. 1. Informes de Rendimiento
Los informes de rendimiento organizan y resumen la información recogida, y presentan los resultados de cualquier análisis en comparación con la línea base para la medición del rendimiento. Los informes deben proporcionar la información sobre el estado de la situación y el progreso, y el nivel de detalle requeridos por los diversos interesados, según lo documentado en el plan de gestión de las comunicaciones. Los formatos más comunes de los informes de rendimiento incluyen diagramas de barras, curvas S, histogramas y tablas. 2. Proyecciones Las proyecciones se actualizan y se emiten nuevamente basándose en la información sobre el rendimiento del trabajo que se proporciona a medida que se ejecuta el proyecto. Esta información trata sobre el rendimiento previo del proyecto que podría tener impacto sobre el proyecto en el futuro, por ejemplo, la estimación a la conclusión y la estimación hasta la conclusión. 3. Cambios Solicitados El análisis del rendimiento del proyecto a menudo genera cambios solicitados en algún aspecto del proyecto. Estos cambios solicitados se procesan y se realiza su disposición através del proceso Control Integrado de Cambios. 4. Acciones Correctivas Recomendadas Las acciones correctivas recomendadas incluyen los cambios que alinean el rendimiento futuro esperado del proyecto con el plan de gestión del proyecto. 5. Activos de los Procesos de la Organización La documentación de las lecciones aprendidas incluye las causas de las polémicas, el razonamiento subyacente a la acción correctiva elegida, y otros tipos de lecciones aprendidas sobre el proceso Informar el Rendimiento. La gestión de los interesados se refiere a gestionar las comunicaciones a fin de satisfacer las necesidades de los interesados en el proyecto y resolver polémicas con ellos. Gestionar activamente a los interesados aumenta la probabilidad de que el proyecto no se desvíe de su curso, debido a polémicas sin resolver con los interesados, mejora la capacidad de las personas de trabajar de forma sinérgica y limita las interrupciones durante el proyecto. Normalmente, el director del proyecto es el responsable de la gestión de los interesados.
Gestionar a los Interesados: Entradas
Gestionar a los Interesados: Herramientas y Técnicas
establece una fecha objetivo para el cierre. Las polémicas no resueltas pueden ser una importante fuente de conflictos y retrasos en el proyecto. Gestionar a los Interesados: Salidas
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