1.  Análisis de Requisitos de Comunicaciones


El análisis de los requisitos de comunicaciones da como resultado la suma de las necesidades de información de los interesados en el proyecto. Estos requisitos se definen combinando el tipo y formato de la información necesaria con un análisis del valor de esa información. Los recursos del proyecto se utilizan sólo para comunicar información que contribuya al éxito, o cuando una falta de comunicación pueda llevar al fracaso.

Un componente clave de la planificación de las comunicaciones del proyecto es determinar y limitar quién se comunicará con quién, y quién recibirá qué información. La información que se requiere normalmente para determinar los requisitos de comunicaciones del proyecto incluye:

• Organigramas.
• Relaciones entre las responsabilidades de la organización del proyecto y los interesados.
• Disciplinas, departamentos y especialidades involucradas en el proyecto.
• Logística de cuántas personas estarán involucradas en el proyecto y en qué ubicaciones.
• Necesidades de información interna  como lo son las comunicaciones entre las organizaciones.
• Necesidades de información externa.
• Información sobre los interesados.
  
  

  2.  Tecnología de las Comunicaciones.


Las metodologías usadas para transmitir información entre los interesados en el proyecto pueden variar significativamente, por lo que un equipo de dirección del proyecto puede incluir como métodos de comunicación desde conversaciones breves hasta reuniones prolongadas, o desde simples documentos escritos así como el uso de las nuevas tecnologías para la comunicaación.

Entre los factores de tecnología de las comunicaciones que pueden afectar al proyecto se incluyen:

•  La urgencia de la necesidad de información.
  
• La disponibilidad de la tecnología.
  
• El personal previsto para el proyecto.
  
• La duración del proyecto.
  
• El entorno del proyecto.
  
  

En los siguientes vídeos se hace una breve recopliación de la evolución de las comunicaciones.

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Entradas

• Factores Ambientales de la Empresa.
  

• Activos de los Procesos de la Organización. Si bien todos los activos descritos en la se usan como entradas de este proceso, las lecciones aprendidas y la información histórica son de particular importancia. Las lecciones aprendidas y la información histórica pueden proporcionar decisiones y resultados basados en proyectos similares anteriores respecto a cuestiones de las comunicaciones.
  

• Enunciado del Alcance del Proyecto. El enunciado del alcance del proyecto proporciona una base documentada para futuras decisiones sobre el proyecto y para confirmar un conocimiento común del alcance del proyecto entre los interesados. El análisis de los interesados se completa como parte del proceso Definición del Alcance.
  
  

• Plan de Gestión del Proyecto. El plan de gestión del proyecto  proporciona información sobre los antecedentes del proyecto, incluidas las fechas y las restricciones que pueden ser relevantes para la Planificación de las Comunicaciones.
     
  
  

                a) Restricciones. Las restricciones son factores que pueden limitar las opciones del equipo de dirección del        
                                          proyecto.
 
               b) Asunciones. Las asunciones específicas que afectan a la Planificación de las Comunicaciones dependerán                                             del proyecto en particular.

Plan de Gestión de las Comunicaciones

El plan de gestión de las comunicaciones está incluido en el plan de gestión del proyecto, o es un plan subsidiario de éste. El plan de gestión de las comunicaciones proporciona:

• Requisitos de comunicaciones de los interesados
• Información que debe ser comunicada, incluidos formato, contenido y nivel de detalle
• Persona responsable de comunicar la información
• Persona o grupos que recibirán la información
• Métodos o tecnologías usadas para transmitir la información, como memorandos, correo electrónico y / o comunicados de prensa.
• Frecuencia de la comunicación, por ejemplo, semanal
• Proceso de escalamiento, identificando los plazos y la cadena de mando (nombres) para el escalamiento de polémicas que no puedan resolverse a un nivel inferior del personal.
• Método para actualizar y refinar el plan de gestión de las comunicaciones a medida que el proyecto avanza y se desarrolla.
• Glosario de terminología común.
  

El plan de gestión de las comunicaciones también puede incluir pautas para reuniones sobre el estado del proyecto, reuniones del equipo del proyecto, reuniones electrónicas y correo electrónico, puede ser formal o informal, muy detallado o ampliamente esbozado, dependiendo de las necesidades del proyecto.

Entre los atributos de un plan de gestión de las comunicaciones se pueden incluir:

• Elemento de comunicaciones.
  
• La información que será distribuida a los interesados.
• Finalidad. Motivo de la distribución de dicha información.
• Frecuencia. Cada cuánto tiempo se distribuirá la información.
• Fechas de inicio / finalización. Plazo para la distribución de la información.
• Formato / medio. El diseño de la información y el método de transmisión.
• Responsabilidad. El miembro del equipo encargado de la distribución de la información.
  

La Distribución de la Información implica poner la información necesaria a disposición de los interesados en el proyecto de manera oportuna. La distribución de la información incluye implementar el plan de gestión de las comunicaciones, así como responder a las solicitudes inesperadas de información.


Distribución de la Información: Entradas

    1. Plan de Gestión de las Comunicaciones.


Distribución de la Información: Herramientas y Técnicas


    1. Habilidades de Comunicación.

Habilidades de Comunicación Las habilidades de comunicación son parte de las habilidades de dirección general y se usan para intercambiar información. Las habilidades de dirección general relacionadas con las comunicaciones incluyen asegurarse de que las personas correctas reciban la información que corresponda en el momento adecuado, según se define en el plan de gestión de las comunicaciones.

Como parte del proceso de comunicación, el emisor es responsable de hacer que la información sea clara y completa para que el receptor pueda recibirla correctamente, y de confirmar que se ha entendido apropiadamente. El receptor es responsable de asegurarse de que la información sea recibida en su totalidad y entendida correctamente. La comunicación tiene muchas dimensiones:

La siguiente imagen muestra el canal de comunicación

        2. Sistemas de Recopilación y Recuperación de Información.

La información puede recopilarse y recuperarse a través de una gran variedad de medios, entre los que se incluyen: Los sistemas manuales de archivo, las bases de datos electrónicas, el software de gestión de proyectos y los sistemas que permiten el acceso a documentación técnica como planos de ingeniería, especificaciones de diseño y planes de prueba.

        3. Métodos de Distribución de la Informació.

La Distribución de la Información consiste en recopilar, compartir y distribuir información a los interesados en el proyecto de manera oportuna durante todo el ciclo de vida del proyecto. La información del proyecto puede distribuirse mediante una gran variedad de métodos, entre los que se incluyen:
               
                a) Reuniones del proyecto.
                b) Herramientas de comunicación y conferencias electrónicas.
                c) Herramientas electrónicas para la dirección de proyectos
.            
        4. Proceso de Lecciones Aprendidas

Una sesión de lecciones aprendidas se centra en identificar los éxitos y los fracasos del proyecto, e incluye recomendaciones para mejorar el rendimiento futuro de los proyectos. Durante el ciclo de vida del proyecto, el equipo del proyecto y los interesados clave identifican las lecciones aprendidas respecto a los aspectos técnicos, de dirección y de procesos del proyecto.

Las lecciones aprendidas proporcionan a los equipos de proyectos futuros la información que puede mejorar la efectividad y la eficiencia de la dirección de proyectos. Además, las sesiones de lecciones aprendidas al final de cada fase constituyen un buen ejercicio de formación de equipos. Algunos resultados específicos que pueden obtenerse de las lecciones aprendidas incluyen:

• Actualización de la base de conocimientos de lecciones aprendidas
• Entrada al sistema de gestión del conocimiento
• Actualización de políticas, procedimientos y procesos corporativos
• Mejora de las habilidades de negocio
• Mejoras generales de productos y servicios
• Actualizaciones del plan de gestión de riesgos.


Distribución de la Información: Salidas


        1. Activos de los Procesos de la Organización

• Documentación sobre lecciones aprendidas. La documentación incluye las causas de las polémicas, el razonamiento subyacente a la acción correctiva elegida y otros tipos de lecciones aprendidas sobre Distribución de la Información.

• Registros del proyecto. Los registros del proyecto pueden incluir correspondencia, memorandos y documentos que lo describen. Esta información debería, en la medida en que sea posible y apropiado, mantenerse de manera organizada.

       

• Informes del proyecto. Los informes del proyecto formales e informales detallan el estado del proyecto, e incluyen las lecciones aprendidas, los registros de polémicas, los informes de cierre del proyecto y las salidas de otras Áreas de Conocimiento

• Presentaciones del proyecto. El equipo del proyecto suministra información por medios formales o informales a todos y cada uno de los interesados en el proyecto.

• Retroalimentación de los interesados. La información que se recibe de los interesados en relación con las operaciones del proyecto puede ser distribuida y usada para modificar o mejorar el rendimiento futuro del proyecto.

• Notificaciones a los interesados. Se puede suministrar información a los interesados acerca de las polémicas resueltas, los cambios aprobados y el estado general del proyecto.

        2. Cambios Solicitados

Los cambios en el proceso Distribución de la Información deberían provocar cambios en el plan de gestión del proyecto y en el plan de gestión de las comunicaciones. Los cambios solicitados (adiciones, modificaciones, revisiones) en el plan de gestión del proyecto y sus planes subsidiarios se revisan, y la disposición se gestiona a través del proceso Control Integrado de Cambios.

    1. Información sobre el Rendimiento del Trabajo

La información sobre el rendimiento del trabajo en cuanto al estado de terminación de los productos entregables y sobre lo que se ha logrado se recopila como parte de la ejecución del proyecto y se suministra al proceso Informar el Rendimiento.

  2. Mediciones del Rendimiento

  3. Conclusión Proyectada

  4. Mediciones de Control de Calidad

  5. Plan de Gestión del Proyecto

• Línea base para la medición del rendimiento. Un plan aprobado para el trabajo del proyecto respecto al cual se compara la ejecución del proyecto y se miden las desviaciones para el control de gestión.
  
  

  6. Solicitudes de Cambio Aprobadas

Las solicitudes de cambio aprobadas son cambios solicitados para ampliar o reducir el alcance del proyecto, modificar el coste estimado o revisar las estimaciones de la duración de la actividad que han sido aprobadas y están listas para su implementación por el equipo del proyecto.

  7. Productos Entregables

Los productos entregables son cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un servicio único y verificable, que debe producirse para completar un proceso, una fase o un proyecto.

1. Herramientas de Presentación de Información.
   

Se pueden usar paquetes de software que incluyen informes tabulares, análisis de hojas de cálculo, presentaciones o capacidades gráficas para crear imágenes con calidad de presentación de los datos de rendimiento del proyecto.


 2.   Recogida y Compilación de la Información sobre el Rendimiento

La información puede recopilarse y compilarse a través de una gran variedad de medios, entre los que se incluyen los sistemas manuales de archivo, las bases de datos electrónicas, el software de gestión de proyectos y los sistemas que permiten el acceso a documentación técnica como diseños de ingeniería, especificaciones de diseño y planes de prueba, para producir proyecciones, así como informes de rendimiento, estado y progreso.

 3.   Reuniones de Revisión del Estado de la Situación

Las reuniones de revisión del estado de la situación son eventos programados regularmente para intercambiar información sobre el proyecto. En la mayoría de los proyectos, las reuniones de revisión del estado de la situación se celebrarán con diversas frecuencias y a distintos niveles.

 4. Sistemas de Informe de Tiempo

Los sistemas de informe de tiempo registran y proporcionan el tiempo invertido en el proyecto.

 5. Sistemas de Informe de Costes

Los sistemas de informe de costes registran y proporcionan el coste invertido en el proyecto.
 

        1. Informes de Rendimiento

Los informes de rendimiento organizan y resumen la información recogida, y presentan los resultados de cualquier análisis en comparación con la línea base para la medición del rendimiento. Los informes deben proporcionar la información sobre el estado de la situación y el progreso, y el nivel de detalle requeridos por los diversos interesados, según lo documentado en el
plan de gestión de las comunicaciones. Los formatos más comunes de los informes de rendimiento incluyen diagramas de barras, curvas S, histogramas y tablas.


        2. Proyecciones

Las proyecciones se actualizan y se emiten nuevamente basándose en la información sobre el rendimiento del trabajo  que se proporciona a medida que se ejecuta el proyecto. Esta información trata sobre el rendimiento previo del proyecto que podría tener impacto sobre el proyecto en el futuro, por ejemplo, la estimación a la conclusión y la estimación hasta la conclusión.

        3. Cambios Solicitados

El análisis del rendimiento del proyecto a menudo genera cambios solicitados en algún aspecto del proyecto. Estos cambios solicitados se procesan y se realiza su disposición através del proceso Control Integrado de Cambios.

        4. Acciones Correctivas Recomendadas

Las acciones correctivas recomendadas incluyen los cambios que alinean el rendimiento futuro esperado del proyecto con el plan de gestión del proyecto.

        5. Activos de los Procesos de la Organización

La documentación de las lecciones aprendidas incluye las causas de las polémicas, el razonamiento subyacente a la acción correctiva elegida, y otros tipos de lecciones aprendidas sobre el proceso Informar el Rendimiento.

La gestión de los interesados se refiere a gestionar las comunicaciones a fin de satisfacer las necesidades de los interesados en el proyecto y resolver polémicas con ellos. Gestionar activamente a los interesados aumenta la probabilidad de que el proyecto no se desvíe de su curso, debido a polémicas sin resolver con los interesados, mejora la capacidad de las personas de trabajar de forma sinérgica y limita las interrupciones durante el proyecto. Normalmente, el director del proyecto es el responsable de la gestión de los interesados.

Gestionar a los Interesados: Entradas

1. Plan de Gestión de las Comunicaciones. Los requisitos y las expectativas de los interesados permiten comprender las metas, los objetivos y el nivel de comunicación de los interesados durante el proyecto. Las necesidades y expectativas se identifican, analizan y documentan en el plan de gestión de las comunicaciones, que es subsidiario del plan de gestión del proyecto.
2. Activos de los Procesos de la Organización .A medida que surjan polémicas del proyecto, el director del proyecto deberá abordarlas yresolverlas con los correspondientes interesados en el proyecto.
   

Gestionar a los Interesados: Herramientas y Técnicas

1. Métodos de Comunicación. Los métodos de comunicación identificados para cada interesado en el plan de gestión de las comunicaciones son los que se utilizan durante la gestión de los interesados. Las reuniones cara a cara son el medio más efectivo para comunicar y resolver polémicas con los interesados.
2. Registros de Polémicas. Un registro de polémicas o registro de elementos de acción es una herramienta que puede usarse para documentar y supervisar la resolución de polémicas. Normalmente, las polémicas no llegan a adquirir una importancia tal como para convertirse en un proyecto o actividad, pero generalmente se abordan a fin de mantener una relación de trabajo buena y constructiva entre los distintos interesados, incluidos los miembros del equipo.
   
   

      Cada polémica se aclara y se enuncia de manera que pueda resolverse. Se le asigna un propietario y, por lo general, se
      establece una fecha objetivo para el cierre. Las polémicas no resueltas pueden ser una importante fuente de conflictos y
      retrasos en el proyecto.

Gestionar a los Interesados: Salidas

1. Polémicas resueltas. A medida que se identifiquen y resuelvan los requisitos de los interesados, el registro de polémicas documentará las inquietudes que hayan sido abordadas y cerradas. Algunos ejemplos son:
   • Los clientes aceptan un contrato de seguimiento.
   • Se añade más personal al proyecto.
   • Las negociaciones con directores funcionales de la organización que compite por recursos humanos escasos finalizan  con una solución satisfactoria para ambas partes antes de causar retrasos en el proyecto.
   • Se ha dado una respuesta a las polémicas planteadas por los miembros del comité acerca de la viabilidad financiera del proyecto, permitiendo que el proyecto avance según lo planificado.
2. Solicitudes de Cambio Aprobadas .Las solicitudes de cambio aprobadas incluyen cambios en el estado de las polémicas de los interesados en el plan de gestión de personal, que son necesarios para reflejar los cambios en la forma en que tendrán lugar las comunicaciones con los interesados.
3. Acciones Correctivas Aprobadas. Las acciones correctivas aprobadas  incluyen los cambios que alinean el rendimiento futuro esperado del proyecto con el plan de gestión del proyecto.
4. Activos de los Procesos de la Organización. La documentación de las lecciones aprendidas incluye las causas de las polémicas, el razonamiento subyacente a la acción correctiva elegida y otros tipos de lecciones aprendidas sobre
   la gestión de los interesados.
5. Plan de Gestión del Proyecto. El plan de gestión del proyecto se actualiza para reflejar los cambios realizados en el plan de las comunicaciones.