PROCESO:

Está definido como una serie de actividades secuenciales que deben ser desarrolladas para conseguir una meta.

Definición tomada del PMBOK tercera edición, un proceso  es un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas que se llevan a cabo para alcanzar un conjunto previamente especificado de productos, resultados o servicios.

Los procesos de la dirección de proyectos comunes a la mayoría de los proyectos por lo general están relacionados entre sí por el hecho de que se llevan a cabo para un propósito integrado. El propósito es iniciar, planificar, ejecutar, supervisar y controlar, y cerrar un proyecto.

Estos procesos interactúan entre sí de formas complejas que no pueden explicarse completamente en un documento o con gráficos.

Los procesos también pueden interactuar en relación con el alcance, el coste, el cronograma del proyecto, etc, que se denominan Áreas de Conocimiento.

Los procesos orientados al producto especifican y crean el producto del proyecto, estos se definen normalmente por el ciclo de vida del proyecto y varían según el área de aplicación.

Los procesos de la dirección de proyectos y los procesos orientados al producto se superponen e interactúan durante el proyecto.

La integración de la dirección de proyectos exige que cada proyecto y proceso de productos esté correctamente alineado y conectado con los otros procesos, a fin de facilitar su coordinación. Estas interacciones entre procesos a menudo requieren que se hagan concesiones entre los requisitos y los objetivos del proyecto.

Es posible que un proyecto grande y complejo tenga algunos procesos que deban repetirse varias veces para definir y satisfacer los requisitos de los interesados, y para llegar a un acuerdo acerca de las salidas de los procesos.

En la gerencia de proyectos se requiere de:

• Insumos, se refiere a la información, documentos, políticas, restricciones y otros elementos que contribuyen al diseño del proceso y la calidad de los resultados. 
• Técnicas, se refiere a las herramientas y prácticas para desarrollar los resultados esperados del proceso.
• Resultados, son los documentos, planes, acciones y métodos que el proyecto genera o usa.

No realizar acciones durante alguno de los procesos afectará normalmente al proceso en cuestión y a otros relacionados.

Las concesiones específicas de rendimiento pueden variar de un proyecto a otro, y de una organización a otra. El éxito de una dirección de proyectos incluye la gestión activa de estas interacciones a fin de cumplir exitosamente con los requisitos del patrocinador, el cliente y los demás interesados.

Esta norma describe la naturaleza de los procesos de dirección de proyectos en términos de su integración, las interacciones dentro de ellos, y sus propósitos.

Estos procesos se dividen en cinco grupos, definidos como los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos:

• Grupo de Procesos de Iniciación
• Grupo de Procesos de Planificación
• Grupo de Procesos de Ejecución
• Grupo de Procesos de Seguimiento y Control
• Grupo de Procesos de Cierre.

Un concepto subyacente a la interacción entre los procesos de dirección de proyectos es el del ciclo planificar-hacer-revisar-actuar (Plan, Do, Check, Act  "PDCA" ) (conforme a la definición de Shewhart, modificada por Deming, en el Manual de la ASQ, páginas 13–14, American Society for Quality, 1999).

Este ciclo está vinculado por los resultados; es decir, el resultado de una parte del ciclo se convierte en la entrada de otra.

La figura  que se muestra aconticuación hace referencia al ciclo PDCA.

El ciclo Deming es utilizado entre otras cosas para la mejora continua de la calidad dentro de una empresa.  El ciclo consiste de una  secuencia lógica de cuatro pasos repetidos que se deben de llevar a cabo consecutivamente. Estos pasos son: Planear, Hacer, Verificar y Actuar. Dentro de cada uno de los pasos podemos identificar algunas actividades a llevar a cabo.

Los 4 pasos del Ciclo Deming

Planear

• Establecer los objetivos de mejora.
• Detallar las especificaciones de los resultados esperados.
• Identificar los puntos de medición.

Hacer

• Aplicar soluciones.
• Documentar las acciones realizadas.

Vigilar

• Vigilar los cambios que se hayan realizado.
• Obtener retroalimentación.

Actuar

• Realizar los ajuste necesarios.
• Aplicar nuevas mejoras.
• Documentar.

Para mayor infor,ación sobre este tema, puedes visitar la siguiente pagina  Herramientas para Pymes


EL siguiente vídeo explica más detalladamente el ciclo PDCA o de la mejora continua.

ORGANIZACIÓN PROGRAMÁTICA:

Está basada en temas o áreas programáticas como salud, RNA, Educación, entre otros.

ORGANIZACIÓN DE PROYECTOS:

En base a proyectos dedicados a temas o áreas programáticas.

ORGANIZACIÓN MATRICIAL:

Mezcla de organización programática y de proyectos.


La palabra programática se refiera a lo relativo al programa.


En esta ocasión nos ocuparemos de la organización de proyectos.

Las organizaciones basadas en proyectos son aquellas cuyas operaciones se componen principalmente de proyectos. Estas organizaciones pertenecen a dos categorías:

• Organizaciones que obtienen sus ingresos principalmente de la ejecución de proyectos para otros en virtud de un contrato, como las empresas de arquitectura, las empresas de ingeniería, los consultores, los contratistas de construcción y los contratistas del gobierno.

• Organizaciones que han adoptado la dirección por proyectos. Estas organizaciones tienden a tener sistemas de gestión para facilitar la dirección de proyectos.

Las organizaciones no basadas en proyectos frecuentemente pueden carecer de sistemas de gestión diseñados para respaldar las necesidades de los proyectos de forma eficiente y efectiva. La ausencia de sistemas orientados a proyectos usualmente dificulta la dirección de proyectos.

En algunos casos, las organizaciones no basadas en proyectos tienen departamentos u otras subunidades que operan como organizaciones basadas en proyectos con sistemas que las respaldan. El equipo de dirección de proyectos debería conocer cómo afectan al proyecto la estructura y los sistemas de la organización.

ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN

La estructura de la organización con frecuencia restringe la disponibilidad de recursos, abarcando un especto desde funcional a orientado a proyectos, con diversas estructuras
matriciales en el medio.

Las siguientes imágenes muestran las características clave relacionadas con los proyectos de los principales tipos de estructura de la organización.

La organización funcional:

Es una jerarquía donde cada empleado tiene un superior claramente establecido. Los miembros están agrupados de acuerdo a la especialidad: producción, comercialización, ingeniería y contabilidad a nivel superior.

Ingeniería se puede subdividir, a su vez, en organizaciones funcionales, tales como mecánica y eléctrica, que respaldan el negocio de la organización más grande. Las organizaciones funcionales también tienen proyectos, sin embargo, el alcance del proyecto generalmente se restringe a los límites de la función

La organización orientada a proyectos:

En una organización orientada a proyectos, los miembros del equipo están frecuentemente ubicados en un mismo lugar. La mayoría de los recursos de la organización están involucrados en el trabajo del proyecto, y los directores del proyecto cuentan con una gran independencia y autoridad.

Las organizaciones orientadas a proyectos suelen tener unidades denominadas departamentos, pero estos grupos dependen directamente del director del proyecto o proveen servicios de soporte a diversos proyectos.

Las organizaciones matriciales:

Presentan una mezcla de características de las organizaciones funcionales y de las orientadas a proyectos.

Las matriciales débiles mantienen muchas de las características de las organizaciones funcionales, y el director del proyecto es más un coordinador que un director.

Las matriciales fuertes tienen muchas de las características de las organizaciones orientadas a proyectos; pueden tener directores de proyectos a dedicación completa con considerable autoridad y personal
administrativo de dedicación completa.

La organización matricial equilibrada reconoce la necesidad de un director del proyecto, no confiere al director del proyecto autoridad plena sobre el proyecto ni sobre su financiación.

La organización combinada La mayoría de las organizaciones modernas presentan todas estas estructuras a diferentes niveles.

Defición del PMI (Project Management Institute ) es la aplicación de un conjunto de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto.

Se logra mediante la aplicación e integración adecuadas de los 42 procesos de la dirección de proyectos, que conforman los 5 grupos de proceso, estos son:

1.  Iniciación.
2.  Planificación.
3. Ejecución.
4. Seguimiento y Control.
   
5. Cierre.
   

El valor de una buena práctica de gestión de proyectos es contar con un proceso estandarizado para lidiar con las posibles contingencias. En ningún caso el tiempo, coste o esfuerzo dedicado a la gestión del proyecto debe entenderse como una pérdida para el proyecto, todo lo contrario, es un elemento imprescindible para lograr la calidad del resultado final.

Algunos de los beneficios más destacables que aporta una eficaz gestión de proyectos son:

• Ahorros de tiempo y coste.
• Más rapidez en la resolución de problemas.
• Optimización en la resolución de riesgos.
• Mayor efectividad en la comunicación y gestión de expectativas
• Mayor calidad de productos y servicios.
• Optimización de la gestión financiera.
• Mejora del proceso de toma de decisiones.
• Mejora del ambiente laboral.
  

Dirigir un proyecto por lo general implica:

• Identificar requisitos.

• Abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados según se planifica y efectúa el proyecto.
  

• Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que se relacionan, entre otros aspectos, con:
  

       1. El alcance, los límites del proyecto.
       2. La calidad, expectativas de los beneficiarios.
       3. El cronograma, tiempo de ejecución del proyecto.
       4. El presupuesto, fondos del proyecto.
       5. Los recursos.
       6. El riesgo.

La siguiente figura muestra el tríangulo de las restricciones para un proyecto
.

La relación entre estos factores es tal que si alguno de ellos cambia, es probable que al menos otro se vea afectado.

En muchas ocaciones  hemos considerado  un proyecto a una actividad que se realiza en la escuela, el trabajo o en algunas ocaciones en la casa, sin embargo no consideramos lo que se requiere para realizar un proyecto, veamos qué es un proyecto y sus caracteristicas.
A continuación se  dan algunos conceptos de qué es un proyecto.

Proyecto:

• Esta definición fue tomada del PMI (Project Management Institute) "un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único " temporal significa que cada proyecto tiene un principio y un fin establecidos, único significa que el producto o servicio es diferente de alguna manera de otros productos o servicios similares.
  

• Un proyecto es un conjunto de actividades coordinadas y  controladas, con fechas de inicio y fin , encaminado a la creación de un producto o servicio único y conforme a unos requisitos específicos, incluyendo limitaciones de tiempo, coste y recursos.

Para más información sobre el PMI visita su página oficial

Los proyectos son una forma de organizar actividades que no pueden ser tratadas dentro de los límites operativos normales de la organización. Por lo tanto, los proyectos se usan a menudo como un medio de lograr el plan estratégico de la organización, ya sea que esté empleado el equipo del proyecto por la organización o sea un proveedor de servicios contratado.


Caracteristicas:

• Pueden ser de larga duración sujetos a influencias externas e internas.

• Tienen restricciones de costos y recursos.

• Tienan un grado de riesgo e incertidumbre.
• Crean productos entregables únicos, entendiendo por productos entregables los productos, servicios o resultados generados.
• Se desarrolla en pasos, se define de forma general al comienzo del proyecto, y se hace más explícito y detallado a medida que el equipo del proyecto desarrolla un mejor y más completo entendimiento de los objetivos y de los productos entregables.
• Tienen una duración limitada, con un comienzo y un final definido. El final se alcanza cuando se han logrado los objetivos del proyecto o cuando se cancela por quedar claro que los objetivos no pueden ser alcanzados o porque la necesidad deja de existir.

La relación entre el ciclo de vida del proyecto y el ciclo de vida del producto a obtener se muestra en la figura 1

         Figura 1  Ciclo de vida de un producto y de un proyecto

El hecho de que tengan un comienzo y un fin definido, así como su desarrollo gradual permite hablar de un ciclo de vida del proyecto.

Ciclo de vida:

Se entiende el conjunto de fases que conectan el inicio de un proyecto con su fin. La transición de una fase a otra dentro del ciclo de vida de un proyecto generalmente está definida por alguna forma de transferencia técnica.

Finalmente un proyecto puede generar:

• Un producto que puede ser un componente de otro elemento o un elemento final en sí mismo.
• Realizar un servicio.
• Un resultado tal como un producto o un documento.